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Bulletin 11 - Augmenter son efficience

Le dernier bulletin donnait de nombreux conseils pour être plus efficace (sans travailler plus fort). Ce Bulletin est son complément et apporte de nombreux conseils pour être plus efficient.

Efficace : qui produit les résultats attendus aux échéances. Efficient : au moindre coût (temps dépensé, effort fourni, argent dépensé, matériel utilisé ...)

Voici quelques conseils pratiques pour être plus efficient :

  1. Développer son sens de l'économie d'énergie.
  2. Évaluer les ressources dépensées : temps, courriels, réunions, personnes impliquées, papier, équipements...
  3. Une façon simple est de noter rétroactivement ce que vous avez fait soit dans les tâches (Outlook, Lotus Notes, GroupWise) ou votre calendrier (blocs d'heures), les imprévus et urgences qu'il a fallu régler. Vous pourrez ensuite faire une bonne analyse du temps consommé, des actions réalisées.
  4. Établir des méthodes structurées et documentées pour vos principales tâches.
  5. Créer des modèles, des listes de contrôle (check List) pour ne rien oublier et pour tout ce qui est répétitif : processus d'affaires, liste de questions à poser, liste de tâches à exécuter par dossier. Utiliser la périodicité dans vos dossiers tâches et calendrier (Outlook, Lotus Notes, GroupWise).
  6. Regrouper les tâches similaires. Elles prendront moins de temps à faire que si elles sont exécutées en ordre dispersé : courriels, téléphones, déplacements.
  7. Chercher à simplifier les tâches. La simplicité est souvent la résultante d'une longue pratique. Chercher à épurer les tâches de ce qui peut être superflu.
  8. Informatiser, automatiser les tâches répétitives, fastidieuses, pénibles.
  9. Questionner l'utilité et la fréquence d'exécution de certaines tâches. A-t-on vraiment besoin de ce rapport chaque semaine (ou reste-t-il non lu sur le bureau du demandeur jusqu'au rapport suivant) ?
  10. S'assurer d'avoir les bons outils et apprendre à bien les utiliser : ex. outils collaboratifs (Outlook, Lotus Notes, GroupWise) utilisés, dans la plupart des organisations, à 20 % de leur potentiel par 80 % des employés. Idem pour les outils de travail : logiciels, appareils de télécommunication, machines outil numériques....
  11. Ne pas multiplier inutilement le nombre d'outils et en utiliser le plein potentiel (ex. pour gérer de multiples projets qui ne nécessitent pas de chemin critique, Outlook est suffisant. Pas besoin de MS Projets sauf pour les grands projets qui nécessitent des chemins critiques, des diagrammes et interrelations avec d'autres logiciels.
  12. Organiser son espace de travail, sa table de travail, son système de classement des dossiers papier et électroniques. Épurer son environnement de travail.
  13. Standardiser le nom des dossiers. Adopter une structure miroir de ses dossiers entre Outlook (Lotus Notes et GroupWise) et Mes document. Une même façon d'écrire les dates. Ex. 2011-05-20. Ils se classeront naturellement dans le bon ordre.
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