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Bulletin 16 -Tout va trop vite ? Quelques conseils pour agir vite sans s’essouffler.

Tout va trop vite ? Quelques conseils pour agir vite sans s’essouffler. Ne pas vous laisser entraîner dans la course folle des (fausses) urgences.

Demandez à un pilote de formule 1 si rouler à 250 km en ligne droite sur un circuit de la F1 est rapide. Il répondra « Non, à 250 km heure on se traîne. À 300 km, c’est comme à 110 km sur une autoroute ».

Quand on maîtrise sa conduite, on n’a pas l’impression d’aller trop vite. Au travail, cela peut se traduire par :

  • Développer les compétences requises pour exécuter, vite et bien, ses tâches.
  • Avoir des processus de travail structurés, les simplifier, les améliorer périodiquement, les automatiser.
  • Maîtriser les fonctionnalités de ses outils de travail : Outlook, Lotus Notes, CRM, sa machine-outil numérique (pour un fraiseur) …
  • Savoir se concentrer, filtrer les sources de dérangements, les interruptions, les courriels, les visiteurs inattendus.
  • Ne pas se laisser impressionner par les fausses urgences de ses supérieurs, clients, collègues. Exemple d’une demande urgente faite par client « Vite ! Il me faut ce devis de formation avant midi ».  Réponse « Avec plaisir ! Quand voulez-vous organiser cette formation ? Qui prend la décision et quand ? Si vous l’avez sur votre bureau demain matin, est-ce que cela retarde le processus de décision ? ».

35 années d’expérience m’ont appris que 80 % des demandes urgentes ne sont pas importantes quel que soit l’interlocuteur.

  • Sénèque, philosophe stoïcien de l’Antiquité, un des hommes politiques et d’affaires les plus influents de son époque aurait répondu (à des demandes faussement urgentes), « Une telle agitation est le fruit d’une âme malade ».

Savoir négocier ses OUI pour retarder l’exécution de la tâche demandée en mode urgence :

  • Si avez le travail sur votre bureau à14 h 00 plutôt qu’à 11 h 30 ? Est-ce que cela vous convient ?
  • Non ?. Je peux consacrer 30 minutes tout de suite. Pour faire un bon travail, cela nécessite 60 minutes. Je peux vous le livrer en noir et blanc dans 30 minutes ou en couleur dans une heure : que préférez-vous ?
  • Je vais voir si quelqu’un peut me remplacer sur les projets en cours et je vous donne rapidement une réponse.
  • Je peux le faire produire à l’externe en « Rush » mais il y aura un coût additionnel de xxx dollars ou euros. Je vous dans quelques minutes le devis révisé pour approbation.
  • Si vous connaissez bien la personne qui vous répond : ma demande ne nécessite que 10 minutes de travail (alors que vous savez que cela prend 60 minutes pour une personne expérimentée). Je suis impressionné. Je suis prêt à apprendre à faire cette tâche en 10 minutes. Quand pouvez-vous me montrer comment faire ?

Retourner habilement la pression sur monsieur Urgent. Vous voulez l’échéancier détaillé du projet avant 16 h 00 ? Pas de problème ! Et vous envoyez par courriel (avec la mention Urgent et Important dans l’objet + un drapeau de suivi), une longue liste de questions (pour bien préciser le projet) et une demande de réponse avant midi pour respecter rencontrer son échéance serrée. Ce monsieur Urgent répond dans les délais c’est que sa demande est vraiment importante et urgence. Alors Go exécution ! Vous voulez me faire travailler trop : vite vite ?Moi aussi je vais vous faire travailler trop : vite, vite vite !

Savoir travailler en mode multitâches. Ce qui ne veut pas dire s’éparpiller. Exemple : je dois envoyer des messages de suivi aux participants le lendemain d’une formation, un mois plus tard et trois mois plus tard. Il suffit d’utiliser l’envoi différé et pendant vous exécutez d’autres tâches, à ces même moments les messages de suivi sont envoyés automatiquement par Outlook ou Lotus Notes. Ou l’utilisation des Règles et Alertes permettent d’automatiser des processus de travail (Workflows). Lotus Notes est un outil très efficace pour cela. Exemple : vous envoyez un courriel et la réponse de votre interlocuteur est acheminée automatiquement à une autre personne pour approbation ou exécution alors que vous êtes à l’extérieur ou en congés. Vous pouvez activer ces règles dans la signature automatique des courriels envoyés ou reçus.

Mettez en pratique ces quelques conseils. Et on s’en reparle dans quelques mois. Vous roulez maintenant vos tâches à 300 km heure sans être essoufflé(e) ? Vous voyez que c’est possible ! Le problème que vous aurez ensuite à gérer : Qu’allez-vous faire de tout le temps que vous allez économiser chaque jour ?

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