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Bulletin 2 - Planifier l'exécution et le suivi des tâches

Mais bien souvent les tâches quotidiennes, les urgences et les imprévus l'emportent.

Comment arriver à atteindre ses objectifs et accomplir ses priorités ? Deux mots clés : Exécution et Suivi.

Planifier l'exécution = Élaborer des plans d'action.

Bénéfices de plans d'actions structurés :

  • valider si votre objectif ou échéancier est réaliste,
  • prévoir les difficultés à anticiper ou les ressources nécessaires,
  • préciser les informations manquantes avant de démarrer le projet
  • définir qui sera responsable de la réalisation de chaque activité,
  • évaluer la durée d’exécution à prévoir pour les tâches
  • préciser leur date d’échéance et de début
  • établir les étapes de suivi et de contrôle de la qualité,
  • mieux déléguer des tâches à vos collaborateurs.

Trucs du Pro

  1. Pour démarrer votre plan d’action, commencez par visualiser le résultat final à produire ainsi que l’échéance à rencontrer. Quelques exemples : informatiser la comptabilité avant la fin de décembre ; lancer un nouveau produit sur le marché d’ici la fin du prochain semestre ; réduire de 50 % les plaintes des clients avant la fin de mars.
  2. Inscrivez toutes les activités qui vous viennent à l’esprit sans chercher à les classer en ordre logique. Vous ajouterez par la suite un numéro pour indiquer l’ordre séquentiel. Cela vous évitera de penser à deux choses en même temps : trouver les activités et visualiser la séquence d’exécution.
  3. Sautez deux ou trois lignes entre chaque étape afin de pouvoir en rajouter d’autres par la suite (rédaction sur papier). Pas nécessaire avec Outlook, Lotus Notes, GroupWise.
  4. Évaluez la durée moyenne d’exécution en heures ou en jours. Gardez la même unité de mesure pour toutes les étapes. Cela vous facilitera la tâche au moment de calculer la durée globale du travail et les coûts du projet.
  5. Si vous éprouvez de la difficulté à évaluer la durée d’exécution d’une tâche, prenez l’habitude, après l’avoir terminée, de noter dans votre agenda le temps que vous y avez consacré. Exemple : « rédiger le rapport des ventes lundi, de 9 h à 11 h 30 (durée : 2 h 30) ». Cela vous donnera une idée juste des durées que vous avez de la difficulté à évaluer.
  6. L’évaluation de la durée est surtout utile à l’exécutant pour réserver son temps. Dans les cas de délégation, faites évaluer les durées par ceux qui auront à réaliser les tâches.
  7. Tenez compte des délais, des congés et des disponibilités pour établir un échéancier.
  8. N’oubliez pas d’inscrire les étapes de suivi & contrôle. Si vous utilisez Outlook, Lotus Notes, GroupWise, ajoutez des drapeaux de suivi et des indicateurs de rappel aux courriels et tâches. Ils apparaîtront dans la liste des tâches, la barre des tâches et la liste des tâches quotidiennes sous le calendrier (Outlook 2007-2010).
  9. Bloquez dans votre agenda le temps d’exécution des tâches.
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