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Bulletin 20 - Prenez le temps de planifiez votre temps (si vous ne voulez pas en perdre)

Je n'ai pas le temps de planifier... Trop d'imprévus et d'urgences pour prendre le temps de penser. Je sais que je devrais prioriser, mais au bout du compte, il faut tout faire. Alors à quoi bon ?

Il y a un prix élevé à payer à sous-planifier ses tâches et projets : Plus d'imprévus et d'urgences. 80 % des urgences sont la conséquence d'un manque de P ou de la négligence. Pas assez de P au quotidien comme : Penser, se Préparer, Prioriser, Préciser, Prévenir (anticiper), Planifier les suivis des actions des autres (dont nous dépendons).

Un truc simple pour trouver du temps pour le P, est d'en faire une routine et de réserver du temps dans son calendrier comme pour un rendez-vous avec soi-même.

Voici quelques exemples de routines que vous pouvez intégrer dans votre calendrier Outlook, Notes, Google Agenda avec la périodicité correspondante. Cinq à dix minutes en début de journée suffisent si vous notez les choses à faire au fur et à mesure. Le simple fait de voir la routine dans votre calendrier vous y fait penser même si vous avez commencez votre journée par autre chose pour mille et une raisons.

Planifier la journée

  • Noter les tâches à faire au fur et à mesure qu'elles vous viennent à l'esprit ou qu'elles vous sont demandées.
  • Prendre les messages des boites vocales (téléphone fixe et mobile)
  • Lire et répondre aux courriels (mails) urgents et mettre un drapeau de suivi à ceux auxquels vous répondrez dans la journée ou le lendemain.
  • Glisser ou déplacer les courriels dans les tâches et/ou le calendrier pour ceux qui nécessitent un travail à faire (Outlook, Notes, GroupWise, Google Agenda).
  • Réserver du temps dans le calendrier pour les tâches qui nécessitent de la concentration et une certaine durée d'exécution (Ex. une heure ou plus).
  • Glisser les messages dans le calendrier si un suivi doit être fait à une date et une heure précise. Associer la catégorie Suivis et la couleur correspondante (Ex. orange).

Planifier la semaine

  • Noter les nouvelles tâches à accomplir qui n'auraient pas été notées quotidiennement.
  • Noter les suivis à faire cette semaine dans le calendrier.
  • Créer des plans d'action simplifiés dans le dossier Tâches (Outlook) pour les tâches qui sont en fait des mini projets (avec plusieurs sous-tâches à exécuter).
  • Ajouter, documenter de nouvelles tâches aux plans d'action existants.
  • Ne pas oublier d'associer les catégories correspondantes aux tâches (dossier Tâches dans Outlook) et activités (dossier Calendrier).

Établir mes objectifs (ou priorités) mensuels

  • Relire mes objectifs annuels.
  • Évaluer ou j'en suis rendu dans le % d'atteinte de mes objectifs annuels.
  • Les mettre à jour ou les renégocier avec mon supérieur (si besoin).
  • Établir mes objectifs mensuels de production (Objectifs d'efficacité) : objectifs quantitatifs, livrables, projets. Utile surtout pour les métiers dans lesquels on est habitué à se fixer des objectifs de vente ou de production.
  • Établir mes objectifs mensuels d'amélioration (Objectifs d'efficience) : méthodes, outils, processus d'affaires, communications. Uniquement si l'on constate que des améliorations significatives doivent être apportées dans les prochains mois.
  • Ces objectifs peuvent aussi être notés comme des Priorités (et non des objectifs quantifiés) dans le dossier Tâches (Outlook) en choisissant Priorité Haute pour les distinguer des tâches courantes.
  • Créer une tâche par objectif ou priorité mensuelle dans le dossier Tâches (Outlook, Lotus Notes) en le numérotant pour le reconnaître rapidement (numéro 01 ; 02...). Noter les sous-tâches à réaliser par objectif (sorte de mini plan d'action).• Voir les explications dans le bulletin Conseil de l'Expert numéro 20, rubrique Trucs & Astuces.

Établir mes objectifs annuels

  • Relire mes objectifs de l'année dernière et le formulaire d'évaluation de rendement (Performance Appraisal) de l'année écoulée.
  • Établir et négocier mes objectifs annuels de production (Objectifs d'efficacité) : objectifs quantitatifs & qualitatifs, biens livrables, projets.
  • Établir et négocier mes objectifs annuels d'amélioration (Objectifs d'efficience) : méthodes, outils, processus d'affaires, communications (objectifs d'efficience).
  • Établir mes objectifs annuels de formation (Objectifs de compétences) : compétences techniques, relationnelles, maîtrise des outils informatiques.
  • Établir mes objectifs annuels personnels : santé, couple, famille, finances (Objectifs personnels).
  • Créer des plans d'action pour ces objectifs en les numérotant pour faciliter l'association à l'objectif correspondant (Ex. Objectif 01 ; 02 ; 03...).
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