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Bulletin 4 - Visualiser sa charge de travail : conseils et application dans Outlook, Lotus Notes, GroupWise

Combien de centaines de fois au cours de mes séminaires et conférences, ai-je entendu les participants se plaindre d’être surchargés de travail. 
« Ouvrez votre calendrier Outlook, Lotus Notes, GroupWise ou papier et répondez à la question suivante.»

Quel pourcentage de votre vraie charge de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle est inscrit dans votre calendrier et votre liste de tâches ? » 20 %, 50 % ? 

Cela veut-il dire qu’on doit inscrire dans son agenda tout ce que l’on fait quotidiennement ? Non pas nécessairement, mais tout ce qui ne doit pas être oublié et exécuté à certaines dates ou heures.

Informations qu’on devrait retrouver dans votre calendrier :

  • réunions, rendez-vous, sessions de formation, congrès auxquels vous participez, congés
  • activités périodiques quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles
  • temps réservé pour exécuter les tâches qui exigent du temps de concentration
  • temps réservé pour planifier et faire le bilan de ses journées, semaines, mois, années (cela prend moins de temps que vous le pensez)
  • suivis à faire à des dates et heures précises
  • dates buttoir à respecter impérativement (livrables)
  • évènements, dates à ne pas oublier : colloques auxquels vous aimeriez participer, dates d’anniversaires, non disponibilité de collaborateurs clés (indiqués en journée entière avec disponibilité : libre)
  • rendez-vous et activités personnelles (cochées : Privé)
  • en utilisant les couleurs disponibles (Outlook 2003-2007-2010 Lotus Notes et GroupWise) pour distinguer en un coup d’œil des types d’activités dans votre agenda.

Informations qu’on devrait retrouver dans vos tâches :

  • les courriels convertis en tâche (ou avec un drapeau de suivi) qui n’ont pas été déplacés dans le calendrier lorsque ce courriel est une demande de tâche
  • les tâches ponctuelles, courtes, qui ne nécessitent pas une réservation de temps dans le calendrier
  • toutes les tâches des projets en cours, centralisées dans le dossier Tâches pour faciliter le suivi; les post-mortem; l’affectation aux personnes impliquées dans l’exécution; la mise en forme de modèles de planification et de suivis de projets.
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