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Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer votre temps, projets, courriels, contacts et prises de notes

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Clientèle visée
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  • Toute personne qui n’a pas bénéficié d'une formation structurée sur l’utilisation d’Outlook
  • Tous les usagers d’Outlook suite à une migration d’Outlook 2003 ou 2007 vers Outlook 2010
  • Cette formation s’adresse aussi bien aux dirigeants, cadres, personnel administratif, commercial que technique
Objectifs
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  • Découvrir les avantages à utiliser un outil collaboratif comme Outlook
  • Connaître les principales fonctionnalités des dossiers du Courriel
  • Connaître les principales fonctionnalités du dossier Calendrier
  • Connaître les principales fonctionnalités du dossier Tâches
  • Connaître les principales fonctionnalités du dossier Contacts
  • Connaître les principales fonctionnalités du dossier Notes (Post-it)
  • Connaître les nombreuses possibilités d’affichage et de personnalisation
  • Connaître les options d’archivage, d’importation et d’exportation des données Outlook
  • Connaître les bonnes pratiques de gestion des dossiers : Courrier, Calendrier, Tâches, Contacts,
  • Calendrier : réserver des plages horaires et choisir le bon état : disponible, provisoire, occupé(e), absent(e) du bureau
  • Convoquer des réunions 
  • Créer des groupes de calendrier
  • Partager son calendrier avec les autres
  • Créer des catégories et des couleurs d’équipe
  • Tâches : créer de nouvelles tâches en utilisant les champs les plus importants : échéance, début, priorité et le détail : travail total et travail réel
  • Différences entre Tâches, Liste des tâches, Barre des tâches et Liste des tâches quotidiennes
  • Choisir le bon degré d'importance : Haute, Normale, Faible
  • Affecter des tâches aux autres et répondre aux demandes d’affectation envoyées 
  • Comment bien utiliser les drapeaux de suivi et les rappels des Tâches
  • Personnaliser les champs et les affichages de ses tâches
  • Contacts : différences entre la liste d’adresses globale et le dossier Contacts
  • Créer de nouveaux contacts à partir de courriels reçus
  • Faire des suivis à partir de fiches Contacts
  • Notes Post-it : leur utilité
  • Comment rédiger des notes
  • Comment les classer par catégorie
  • Partager des notes avec ses collègues
  • Démonstration de l’onglet Fichier et de ses nombreuses fonctionnalités
  • Savoir archiver, importer et exporter des données Outlook
Exercices individuels et en équipe
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  • Démonstrations structurées des nombreuses fonctionnalités des dossiers : Courrier, Calendrier, Tâches, Contacts, Notes (voir la section des sujets traités)
  • Mises en pratiques individuelles des fonctionnalités les plus utiles dans ses fonctions
  • Quelles règles d’équipe à établir dans l’utilisation d’Outlook comme outil collaboratif
 
Format et durée
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  • Formations publiques offertes www.gamonnet.com
  • Formations en entreprise (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues : français ou anglais
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, contexte organisationnel et besoins prioritaires 
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation 
Nombre de participants
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  • Stages (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 personnes
Apprentissage
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  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable, tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres
Prérequis
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  • Aucun prérequis
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et IC FORMATION (Canada), ou l’un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet.
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts)
Garantie de satisfaction
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  • Si l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client
Sujet traités
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  • Utiliser Outlook comme outil individuel ou collaboratif ?
  • Visite guidée des différents dossiers d’Outlook : Courrier, Calendrier, Tâches, Contacts, Notes, Raccourcis, Journal, Liste des dossiers
  • Messagerie : fonctions spécifiques des sous-dossiers : Boîte de réception, Boîte d’envoi, Éléments envoyés, Brouillons, Éléments supprimés
  • Créer une structure simple de dossiers courriels
  • Utilité des dossiers favoris et dossiers de recherche
  • Comment utiliser les drapeaux de suivi
  • Transformer un courriel en tâche, réservation de temps dans le calendrier ou enregistrement dans les contacts
  • Utilité et démonstration des Options d’un message : envoi différé, boutons de vote, renvoi de messages
  • Utiliser les règles à l’envoi ou à la réception de messages
  • Créer des signatures pour les nouveaux messages et les réponses
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation)
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation) ?
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues (deux mois après la formation) ?
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com
  • Bulletin Conseil de l'Expert (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com 
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients des sites web mentionnés ci-dessus.
Logistique
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  • Formations en entreprise (chez le client). Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation.
Matériel du participant
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  • Aide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web
  • www.gamonnet.com 
 
Services conseils
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  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
  • Accompagnement personnalisé en entreprise
  • Conférences lors de congrès, réunions annuelles
Principales formations offertes
programme-formationSérie : Efficacité personnelle et collective
  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
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