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Gérez vos projets avec Outlook
GPO 01 - RÉDIGER UN PLAN D'ACTION POUR UN PROJET

POURQUOI
Voulez-vous vraiment transformer vos désirs en réalités, atteindre vos objectifs ou mener vos projets sans trop de stress ? Dressez des plans d'action. Rédigez un plan d'action par objectif ou projet. Eh oui ! C'est le prix à payer pour réaliser ce qui vous tient vraiment à coeur.

VOS PLANS D'ACTION VOUS PERMETTRONT DE :
  • valider si votre objectif ou échéancier est réaliste,
  • prévoir les difficultés à anticiper ou les ressources nécessaires,
  • préciser les informations manquantes avant de démarrer,
  • définir qui sera responsable de la réalisation de chaque activité,
  • évaluer la durée d'exécution à prévoir pour les tâches
  • préciser leur date d'échéance et leur date de début
  • établir les étapes de suivi et de contrôle de la qualité,
  • mieux déléguer des mandats à vos collaborateurs.

TRUCS DU MÉTIER

Nous vous recommandons de rédiger un plan d'action dans les cas suivants : lorsque la réalisation d'un objectif requiert l'exécution d'une séquence d'activités échelonnées dans le temps; quand plusieurs personnes sont engagées dans son exécution ; si vous n'êtes pas habitué à réaliser ce type de projet

Pour démarrer votre plan d'action, commencez par visualiser le résultat final à produire ainsi que l'échéance souhaitée. Quelques exemples : informatiser la comptabilité avant la fin de décem¬bre ; lancer un nouveau produit sur le marché d'ici la fin du prochain se¬mestre ; réduire de 50 % les plaintes des clients avant la fin de mars

Inscrivez toutes les activités qui vous viennent à l'esprit sans chercher à les classer en ordre logique. Vous ajouterez par la suite un numéro pour indiquer l'ordre séquentiel. Cela vous évitera de penser à deux choses en même temps : trouver les activités et visualiser la séquence d'exécution

Sautez deux ou trois lignes entre chaque étape afin de pouvoir en rajouter d'autres par la suite (rédaction sur papier). Pas nécessaire avec Outlook, Lotus Notes, GroupWise

Évaluez la durée moyenne d'exécution en heures ou en jours. Gardez la même unité de me¬sure pour toutes les étapes. Cela vous facilitera la tâche au moment de calculer la durée du travail et les coûts de chaque mandat.

Si vous éprouvez de la difficulté à évaluer la durée d'exécution d'une tâche, prenez l'habitude, après l'avoir terminée, de noter dans votre agenda le temps que vous y avez consacré. Exemple : « rédiger le rapport des ventes lundi, de
9 h à 11 h 30 (durée : 2 h 30) ». Cela vous donnera une idée juste des durées que vous avez de la difficulté à évaluer.

L’évaluation de la durée est surtout utile à l’exécutant pour réserver son temps. Dans les cas de délégation, faites évaluer les durées par ceux qui auront à réaliser les tâches.

Tenez compte des délais, des congés et des dis¬ponibilités pour établir un échéancier.

N’oubliez pas d’inscrire les étapes de suivi & contrôle. Si vous utilisez Outlook, Lotus Notes, GroupWise, ajoutezdes drapeaux de suivi et des indicateurs de rappel aux courriels et tâches. Ils apparaîtront dans la liste des tâches, la barrre des tâches et la liste des tâches quotidiennes sous le calendrier (Outlook 2007-2010).

Élaborez le plan d’action en équipe. Cela prend plus de temps, mais c’est plus motivant et plus formateur pour les personnes concernées

Déléguez l’élaboration des plans d’action. Cela favorise l’esprit d’initiative et développe les compétences managériales

Numérotez et datez chacun de vos plans d’action. Classez-les par numéros séquentiels

Faites distribuer un exemplaire des mises à jour aux personnes concernées. Modifiez la date à chaque mise à jour afin de repérer facilement la dernière version

Bloquez dans votre agenda le temps d’exécution des activités dont vous êtes responsable

Organisez des réunions de coordination avec vos collaborateurs pour faire le point sur l’avancement des plans d’action

Faites le bilan des principaux plans d’action. Comparez le réel au prévisionnel; distinguez les bons coups des erreurs à éviter à l’avenir

Pour les projets répétitifs, créez des modèles de plans d’action remplis d’avance comprenant, par exemple, les principales étapes, les initiales des responsables et les durées à prévoir.
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