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Gérez vos relations clients avec Outlook

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clientèle visée
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  • Tout professionnel dont la relation téléphonique, la relation écrite (courriers, fax, courriels) ou la relation face à face avec le client est au cœur de sa mission (organisation, prospection, vente, accompagnement)
  • Vendeurs en magasin, commerciaux ou en télétravail, téléservice, Helpdesk
  • Cadres d’équipes de ventes ou de service à la clientèle d’entreprises n’ayant pas d’outils CRM
    (Customer Relation Management)
Objectifs
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  • Améliorer de façon significative l’organisation de ses activités commerciales
  • Adopter les meilleures pratiques des experts en relations clients, ventes  et SAV (service après-vente)
  • Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour planifier et faire le suivi des communications et visites chez ses clients et prospects
  • Personnaliser Outlook à son profil de fonction, son territoire de ventes, ses pratiques commerciales et à la version d’Outlook utilisée
Exercices individuels et en équipe
  • exercice-ind-equipeDémonstrations structurées par le formateur dans la version Outlook utilisée par les participants
  • Mises en pratique individuelles et en équipe ou Cas pratiques individuelles et en équipe sur de vraies tâches, dossiers clients, objectifs de vente
  • Quelles règles d’équipe établir lors de l’utilisation d’Outlook pour mieux organiser ses activités commerciales et administratives, catégories à utiliser, informations  à entrer et à mettre à jour dans les fiches clients…
Format et durée
  • format-dureeFormations publiques offertes par www.gamonnet.com 
  • Formations en entreprise (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues : français et anglais.
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, types de tâches, imprévus, urgences et besoins prioritaires
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels. (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation)
Apprentissage
  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable, tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et IC FORMATION (Canada), ou l'un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet.
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae à la page un dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts).
 
Principales formations offertes
programme-formationSérie : Efficacité personnelle et collective
  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
Sujets traités (Partie 1)
  • photo-sujet-traiteTrouver le temps de planifier et de s’organiser avec Outlook malgré un volume élevé de travail ou des déplacements fréquents
  • Noter toutes les choses à faire, les informations sur le client et centraliser l’information dans les dossiers Calendrier, Tâches et Contacts
  • Organiser ses journées,  semaines de travail, visites et suivis clients
  • Prioriser ses tâches, rendez-vous, suivis à faire
  • Respecter sa planification malgré les urgences et les imprévus
  • Évaluer le temps : échéances, durées d’exécution, délais à prévoir, date de début (Outlook est excellent pour cela)
  • Réduire les sources de perte de temps au bureau et sur la route
  • Établir et respecter des routines quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles de ses activités commerciales et administratives
  • Traduire des objectifs à atteindre en plans d’actions, tâches prioritaires et réservations de temps.
  • Se discipliner au quotidien à appliquer les bonnes pratiques et à bien utiliser les dossiers Tâches, Calendrier et Contacts d’Outlook.
Sujets traités (Partie 2)
Partie 2 : Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour gérer ses activités commerciales et administratives
  • Faire un usage intensif des dossiers Calendrier, Tâches et Contacts
  • Créer des fiches contacts clients à partir de courriels reçus
  • Mettre à jour les fiches contacts clients à partir de mails reçus de ces derniers
  • Classer les contacts et les produits ou services en différentes catégories : clients potentiels, clients actifs, clients inactifs,  produits ou services achetés par le client, par année…
  • Partager les contacts clients entre les membres de l’équipe
  • Planifier ses appels, rendez-vous, suivis clients à l’aide du calendrier et des fiches contacts
  • Créer des routines de planification-bilans d’activités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles dans les dossiers Calendrier et Tâches
  • Gérer les conflits d’horaire dans le calendrier
  • Créer des listes de distribution de ses contacts
  • Créer des actions rapides pour l’envoi et le classement de messages commerciaux répétitifs : sollicitation, promotion spéciale,  suivi commercial, remerciements…
  • Déléguer des tâches aux membres de son équipe et faire un suivi régulier des tâches affectées ou actions commerciales (gestionnaire)
  • Visualiser les objectifs commerciaux annuels, trimestriels, mensuels dans son calendrier
Sujets traités (Partie 3)
Partie 3 : Comment personnaliser Outlook pour répondre à VOS besoins ?
  • Personnalisation avancée des affichages des dossiers Tâches, Calendrier et Contacts
  • Utilisation des filtres pour « ne voir que ce que vous voulez voir quand vous voulez le voir »
  • Personnalisation des affichages de la Liste des tâches, Barre des tâches et Liste des tâches quotidiennes des activités commerciales et administratives
  • Définitiondes affichages sur mesure (ex. : fiche contact avec des champs spécifiques à votre entreprise)
  • Création de rapports prévisionnels et réels d’activités commerciales, de rapports de temps individuels, par équipe, par territoire, par produit-service… Et export vers MS Excel ou MS Access
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com
  • Bulletin « Conseils de l'Expert »  (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques Outlook (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients du site web mentionné ci-dessus.
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation)
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation) ?
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues (deux mois après la formation)
Logistique
Logistique F.Gamonnet.com
  • Formations en entreprise (chez le client). Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation
Prérequis
prerequis
  • Aucun prérequis
Matériel du participant
  • materielAide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF)
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web www.gamonnet.com.
Nombre de participants
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  • Stages (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement  personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 personnes
Services-conseils
service-conseils
  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
  • Accompagnement personnalisé en entreprise
  • Conférences lors de congrès, réunions annuelles
Garantie de satisfaction
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  • Si l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client
Inscription au bulletin
Conseils de l'Expert
Prochaines formations
publiques