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SOUFFREZ-VOUS DE RÉUNIONITE ?

ÉPROUVEZ-VOUS DE LA DIFFICULTÉ À : Oui Non
  • Demander si votre présence est réellement nécessaire
  • Obtenir à l’avance l’ordre du jour des réunions
  • Faire accepter de ne participer qu’à une partie de la réunion
  • Faire respecter les points à l’ordre du jour et le temps imparti
  • Planifier, convoquer, faire le suivi de vos réunions avec Outlook, Lotus Notes ou GroupWise
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Symptômes les plus fréquents
Le sujet souffrant de réunionite se plaint de passer beaucoup trop de temps en réunions.
Les réunions sont souvent convoquées à la dernière minute. L’ordre du jour n’est pas envoyé suffisamment à l’avance.
L’horaire ou la date de certaines réunions sont changés à la dernière minute La présence de certains participants n’est pas nécessaire.
Les réunions ne commencent ni ne finissent à l’heure.
L’ordre du jour n’est pas respecté et d’autres points sont discutés à la place.
Les échanges entre les participants ne sont pas gérés, donc certains parlent trop, d’autres pas assez (ou en profitent pour lire et répondre à des messages sur leur BlackBerry).
Il n’y a pas de compte-rendu ni de plan d’action des tâches à faire suite à la réunion.

Expression favorite
« J’ai encore perdu mon temps dans cette réunion ! »
Causes probables
Manque de mécanismes formels de communication qui obligent, chaque fois qu’il y a des changements ou des informations à communiquer, de convoquer des réunions.

Manque de spécialisation des réunions : types de réunion, qui doit y participer, sujets traités, fréquence, planification dans le calendrier avec une périodicité (dans Outlook, Lotus Notes ou GroupWise).

Manque de formation sur la gestion efficace des réunions.

Sous-utilisation des outils collaboratifs et de téléréunion disponibles dans l’entreprise ou sur le marché (certains sont même gratuits).


Conséquences
Trop de temps consacré en réunions et en comités de toutes sortes. Peu de résultats concrets comparé au temps dépensé et au nombre de personnes impliquées. Frustation, sentiment d’impuissance et de perte de temps.
 
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