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Organisez des réunions plus productives et dynamiques

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Clientèle visée
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  • Toute personne qui organise, dirige ou participe à des réunions
  • Cadres, gestionnaires de projets, directeurs de service, ingénieurs, commerciaux
  • Secrétaires de direction, adjointes administratives
Objectifs
  • photo-objectifs-otgmDécider quelles réunions sont réellement utiles
  • Préparer des réunions structurées
  • Faire respecter l’ordre du jour
  • Gérer les échanges entre les participants et les situations difficiles
  • Utiliser les techniques de communication et de créativité
  • Faire des suivis des actions à faire suite à la réunion
  • Utiliser le potentiel d’Outlook, Lotus Notes, Google, Doodle pour gérer ses réunions.
  • Utiliser des brise-glace pour lancer la réunion
  • Gérer des échanges animés
  • Comment ne pas perdre le contrôle de l’horaire
  • Désamorcer les situations difficiles : le bavard, le silencieux, divergences d’opinions, conflits de personnalités
  • Utiliser les techniques de créativité appropriées : brainstorming, 6 chapeaux de De Bono, pensée latérale…
  • Comment rédiger un compte-rendu synthèse
  • Établir un plan d’action des suivis à faire : informer, exécuter
  • Faire un post-mortem périodique des réunions pour les améliorer.
Exercices individuels et en équipe
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  • Analyse des besoins et exemples de réunions 
  • Dossier de préparation avec autodiagnostic individuel
  • Appliquer le processus sur de vraies réunions (in basket)
  • Mise en pratique des techniques de communication et de créativité
  • Mise en situation de problèmes de communication
  • Démonstration de l’utilisation d’Outlook ou Lotus Notes pour gérer des réunions.
Format et durée
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  • Formations publiques offertes au Canada www.gamonnet.com
  • Formations en entreprises (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues : français ou anglais
 
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, contexte organisationnel et besoins prioritaires
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation).
Nombre de participants
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  • Stages (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 personnes
Apprentissage
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  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable, tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres.
Prérequis
  • Aucun prérequis
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et IC FORMATION (Canada), ou l’un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts)
Garantie de satisfaction
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  • Si l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client.
 
Sujets traités
  • Souffrez-vous de réunionite ?photo-sujet-traite
  • Faut-il vraiment organiser une réunion ?
  • Quel type de réunion : statutaire, information, résolution de problèmes, gestion de projets…?
  • Choisir la bonne fréquence des différents types de réunion : hebdomadaire, mensuel, trimestriel, au besoin…
  • Adopter le processus de gestion des réunions en 5 étapes : Préparer, Lancer, Diriger, Conclure, Suivre
  • Qui inviter, informer?
  • Comment fixer des objectifs réalistes?
  • Établir un ordre du jour précis : sujets à traiter, durée, degré de priorité
  • Définir les rôles et établir un contrat : animation, prise de notes, gardien du temps, compte-rendu, suivi des actions
  • Trouver automatiquement les meilleures dates et plages horaires avec Outlook, Lotus Notes, Google calendrier
  • Utiliser les techniques de communication : présenter, écouter, questionner, observer, décoder le non-verbal
  • Utiliser des brise-glace pour lancer la réunion
  • Gérer des échanges animés
  • Comment ne pas perdre le contrôle de l'horaire
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation).
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation)? 
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues (deux mois après la formation)?
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com 
  • Bulletin « Conseils de l’Expert » (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com 
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients du site web mentionné ci-dessus.
 
Logistique
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  • Formations en entreprises (chez le client). Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation.
Matériel du participant
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  • Aide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web www.gamonnet.com
Services conseils
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  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
  • Accompagnement personnalisé en entreprise
  • Conférences lors de congrès, réunions annuelles.
Principales formations offertes
programme-formationSérie : Efficacité personnelle et collective
  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
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