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Bulletin 14 – S’auto-discipliner : Passage obligé vers une meilleure gestion de son temps.

Un bon usage d'Outlook, Lotus Notes ou GroupWise vous aidera à acquérir une excellente discipline de travail. 

Outlook, Lotus Notes, GroupWise sont des logiciels collaboratifs qui nécessitent de la rigueur, de la patience, des essais-erreurs pour en exploiter leur potentiel et en récolter tous les bénéfices.

Les exemples qui suivent sont présentés avec Outlook (utilisé par au moins 70 % des usagers en entreprise). Mais vous pouvez faire l'équivalent avec Lotus Notes ou GroupWise dépendamment de la version que vous utilisez.

  • Entrez toutes vos tâches (hormis les réunions, rencontres, formations, déplacements...) dans le dossier Tâches, quitte ensuite, à les glisser dans le calendrier pour leur réserver du temps. Cela vous obligera à préciser : l'action spécifique à accomplir dans l'Objet; la date d'échéance et de début; le degré de priorité et d'autres données si elles vous sont utiles. Vous développerez ainsi la précision et la rigueur qui sont des maîtres-mots en discipline. taches
  • Centralisez toutes les tâches et personnalisez l'affichage pour avoir une vue d'ensemble de vos tâches et qu'elles soient bien classées (par objet, date de début, échéance, degré de priorité, en retard....). Objet

    suite objet
  • Si une des dimensions de la discipline est la répétition de gestes, Outlook (Lotus Notes, GroupWise), peuvent le faire à votre place avec la Périodicité dans les dossiers Tâches et Calendrier. Voici quelques exemples de mes périodicités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles annuelles : professionnelles et personnelles.

    Activités périodiques dans le dossier Calendrier

    actits calendrier
  • Tâches périodiques dans le dossier Tâches
    tche priodiques
  • Soyez rigoureux dans l'utilisation de mots clés que vous utilisez et votre système de classement de vos courriels et « Mes documents ». Cela vous évitera beaucoup de pertes de temps à classer, rechercher des messages et documents électroniques ou papier. Quelques exemples :

    Dates : 2012-02-15. Les messages se classeront par chronologie si l'objet commence par cette date. Cela facilitera l'utilisation des règles & alertes, la recherche simple ou avancée, les filtres, la création d'actions rapides (Outlook 2010).
  • Structurez vos dossiers et sous-dossiers. Ex. : Projets : en cours; terminés; reportés ou annulés (extraits de projets).

    Structurez dossiers
  • Créez une tâche périodique mensuelle ou trimestrielle : Archivez dossiers et messages régulièrement (si vous préférez l'archivage manuel à l'archivage automatique).
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