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Bulletin 15 - Savoir se synchroniser avec les autres pour mieux travailler en équipe

« L’enfer, c’est les autres! ». Cette phrase a été formulée par Jean-Paul Sartre dans sa pièce de théâtre intitulée Huis clos. Elle pose la question des difficultés que nous rencontrons dans nos rapports avec les autres.

Interroger cette formule revient en effet à se poser la question de savoir dans quelle mesure les relations que nous pouvons avoir avec les autres peuvent (ou non) devenir infernales. Si les autres peuvent nous rendre heureux, ils peuvent aussi nous placer en enfer, lorsque l’autre devient source de contrariété, et nous rendre la vie au travail difficile.
etat bulletin 15
Il n’est pas nécessaire de courir après les autres pour obtenir ce qu’on attend d’eux, faire de multiples suivis, connaître leur disponibilité, gérer de multiples conflits d’horaires quand on veut organiser des réunions, travailler avec des collaborateurs dispersés sur plusieurs fuseaux horaires (multinationales). Comment ? En sachant se synchroniser avec eux.

  1. Afficher votre non-disponibilité, avec humour, quand vous avez besoin
    De vous concentrer dans des bureaux en aire ouverte.
    ne pas deranger bulletin 15
  2. Afficher son emploi du temps de la journée-semaine sur la cloison de son espace de travail (aire ouverte)
    Horaire couleur
  3. Établir la règle d’équipe suivante: l’emploi du temps de chacun doit être à jour dans son calendrier Outlook (Lotus Notes, GroupWise), en choisissant le bon état de disponibilité pour que les autres puissent s’y fier afin de planifier des rencontres ou convoquer des réunions.
    Disponible bulletin 15
  4. Partager votre calendrier avec les personnes avec qui vous êtes souvent en interaction
      calendrier bulletin 15
  5. Organiser des réunions périodiques spécialisées et courtes : réunion tandem directeur-adjointe : tous les matins 9 h 00 à 9 h 30; réunion d’équipe : le dernier vendredi de chaque mois : 14 h 00;  suivi des projets en cours : le jeudi une fois par 2 semaines de 10 h 30 à 12 h 00…
    Heures reunions bulletin 15
  6. Quand vous envoyez des courriels à d’autres personnes et que vous voulez exercer un suivi par la suite : Utilisez la fonctionnalité « Suivi personnalisé » dans Outlook  2007-2010. Le message de rappel (visuel et sonore, si requis) se déclenchera automatiquement dans la messagerie de votre interlocuteur.
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  7. Quand vous voulez faire un suivi sur vos demandes de tâches à exécuter par d’autres personnes, utilisez  la fonctionnalité Assigner ou Affecter une tâche et non lui envoyer un simple courriel dans Outlook (Lotus Notes, GroupWise).  Vous serez informé automatiquement de l’avancement du travail et quand la tâche sera terminée.
    echeance bulletin 15
  8. Vous travaillez sur des projets et vous voulez connaître l’avancement des travaux. Ou encore on vous demande à quelle étape êtes-vous rendu. Envoyez un rapport d’avancement que ce soit à un collègue de travail ou un client externe.
    rapport bulletin 15
  9. Vous voulez informer des personnes externes à votre entreprise, de vos disponibilités. Il suffit de leur envoyer votre calendrier en mode eCalendrier (Outlook 2007-2010).
    calendrierFG bulletin 15
  10. Si vous travaillez avec des personnes sur un autre fuseau horaire, ex. Montréal et Paris, affichez les 2 fuseaux horaires dans votre calendrier.
    mois bulletin 15
  11. Vous pouvez également afficher plusieurs horloges correspondantes aux fuseaux horaires concernés (ex. Montréal – Paris – Vancouver).
    horloges bulletin 15
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