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Bulletin 3 - Savoir prioriser ses tâches et projets

Votre outil collaboratif : Outlook, Lotus Notes, GroupWise peut vous aider à prioriser vos tâches de multiples façons. Exemple, comment prioriser ses tâches avec Outlook.

Prioriser ses tâches avec Outlook 2007

Créer une tâche faisant partie d’un projet

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Donner un numéro au projet et intégrer ce numéro dans le nom de la catégorie.
Appliquer la catégorie en premier pour éviter de l’oublier. Voir ci-après comment créer une catégorie et l’appliquer à une tâche.
Faites précéder l’objet de la tâche de ce numéro suivi d’un point et d’un numéro correspond à l’ordre de la tâche dans le projet. Dans vos diverses listes de tâches, ce numéro vous aidera à identifier les tâches faisant partie d’un même projet et l’ordre d’exécution de ces tâches dans ce projet. Taper l’objet en commençant par un verbe d’action : rédiger, dresser la liste de, commander, réserver, etc. Dans vos listes de tâches, les vraies
tâches, commençant par un verbe, se distingueront mieux des courriels ou des contacts avec indicateur de suivi.

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Finalement, vous pourriez ajouter, avant le verbe et après le numéro, le nombre de jours et le nombre d’heures à prévoir pour l’exécution de cette tâche. Au moment de réserver du temps pour vos tâches, voir ci-après, vous saurez immédiatement que vous devez réserver une heure par jour pendant 5 jours.

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Indiquer la date de début et la date d’échéance.

Indiquer le niveau de priorité d’une tâche

Utilisez la liste déroulante Priorité et choisissez Faible, Normale, Haute.
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Créer une catégorie à appliquer à toutes les tâches d’un projet

Cliquez sur le bouton Classer5
Dans la liste déroulante, choisissez toutes les catégories.6
Dans la fenêtre Catégories de couleurs, cliquez sur le bouton Nouveau…
Dans la fenêtre Ajouter une nouvelle catégorie, tapez le nom du projet précédé d’un numéro et choisissez une couleur. 
Cliquez sur le bouton OK.

Appliquer la même catégorie à toutes les tâches d’un projet

Cliquez sur le bouton Classer.
Dans la liste déroulante, choisissez la catégorie portant le nom du projet.

Utiliser Tâches et non Liste des tâches

Dans le dossier Tâches, dans la zone Mes tâches, vous avez deux choix :

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Liste des tâches affichent, en plus des tâches, les courriels et les contacts avec un indicateur de suivi.
Tâches affichent uniquement des tâches.
Sélectionnez Tâches pour faciliter la gestion de vos vraies tâches !

Exploiter la richesse du volet Affichage en cours

Sélectionnez une des nombreuses options pour modifier l’affichage de vos tâches selon vos besoins de l’instant.

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Afficher, s’il ya lieu, le volet Affichage en cours

Déroulez le menu Affichage, pointez sur Volet de navigation et cliquez sur Volet Affichage actuel.

Réduire, car à trop voir on ne voit plus rien

Lorsque plusieurs groupes sont développés, vous voyez trop d’éléments et avez de la difficulté à vous concentrer sur un groupe.
Réduisez les groupes et développez un seul groupe pour l’examiner.
Pour réduire tous les groupes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de groupes et choisissez Réduire tous les groupes.

9
Pour développer un groupe, cliquez sur le 10à gauche du groupe.

Pour réduire un groupe, cliquez sur le 11 à gauche du groupe.

Trier vos tâches

Cliquez sur le titre de la colonne Priorité 12 ou 13 ou 14 ou autre.
Le petit triangle bleu à droite du titre de la colonne Échéance, indique que les tâches sont triées selon la date d’échéance. La pointe vers le haut
indique un tri croissant. La pointe vers le bas un tri décroissant.

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Ajouter un champ à votre affichage

Voici comment ajouter le champ Début à un affichage.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne et choisissez la commande Sélecteur de champs.


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La fenêtre Sélecteur de champs s’affiche.

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Faites glisser le champ Début et déposez-le à gauche du titre de colonne Échéance.

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Supprimer un titre de colonne

Faites glisser le titre vers le haut.
Lorsqu’un gros X s’affiche, relâchez le bouton de la souris.

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Réserver du temps pour vos tâches

Dans le dossier Calendrier, faites glisser vos tâches de la Liste des tâches quotidiennes vers votre plage horaire.

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Relâchez le bouton de la souris et ajustez la durée du temps réservé en pointant sur la bordure et en la faisant glisser vers le bas

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