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Bulletin 4 - Visualiser sa charge de travail : conseils et application dans Outlook, Lotus Notes, GroupWise

Visualiser sa charge de travail dans Outlook
Visualiser sa charge de travail dans Lotus Notes
Visualiser sa charge de travail dans GroupWise

Outlook 2007 – Visualiser sa charge de travail

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Outlook 2007 nous offre cinq listes des tâches, dont trois sont destinées à vous permettre de visualiser votre charge de travail.

Listes pour visualiser sa charge de travail Éléments contenus dans la liste
1. Liste des Tâches d'Outlook Aujourd'hui – Les tâches que vous avez créées, incluant celles affectées par vous ou à vous.
2. Liste des tâches de la Barre des tâches – Les tâches que vous avez créées, incluant celles affectées par vous ou à vous.
3. Liste des tâches quotidiennes du dossier Calendrier – Les messages avec indicateur de suivi.
– Les contacts avec indicateur de suivi

1) Liste des Tâches d'Outlook Aujourd'hui :
contient seulement des tâches Outlook Aujourd'hui vous présente, en un coup d'oeil, vos rendez-vous, les évènements à venir, vos tâches et la répartition de vos messages dans divers dossiers. Par défaut Outlook Aujourd'hui ne s'affiche pas au démarrage d'Outlook. Nous recommandons de l'afficher au démarrage d'Outlook. Voir Configuration d'Outlook Aujourd'hui ci-après.
Par défaut, la liste des tâches d'Outlook Aujourd'hui affiche toutes vos tâches. Outlook-2007-taches En rouge les tâches dont la date d'échéance est avant aujourd'hui.
En noir les tâches dont la date d'échéance est aujourd'hui ou après aujourd'hui.
Entre parenthèses la date d'échéance de la tâche.
En gris et barré les tâches terminées aujourd'hui. Lorsqu'une tâche affectée est marquée Terminée, un rapport d'état est automatiquement envoyé à la personne qui vous a affecté cette tâche.

Utilisation de la liste des tâches d'Outlook Aujourd'hui
Les tâches en rouge devraient attirer votre attention. Particulièrement, les tâches en haut de la liste, avec une priorité haute et dont la date d'échéance est la plus ancienne.
Une liste des tâches doit être significative et contenir les tâches que vous devez accomplir, et non les tâches que vous souhaitez accomplir. À partir de cette liste, vous ne pouvez pas créer de tâches. Par contre, vous pouvez les ouvrir pour les modifier. N'hésitez pas à modifier la date d'échéance des tâches qui doivent être reportées. De même, les tâches achevées n'ont pas leur place dans une liste des tâches significatives, marquez-les comme Terminée en cochant la case à gauche de la description.

Configuration d'Outlook Aujourd'hui
configuration-outlook – Cliquez sur le dossier Courrier.
– En haut de la liste des dossiers, cliquez sur Boîte aux lettres suivie de votre nom ou sur Dossiers personnels.
personnaliser-outlook – En haut de la zone Message, cliquez sur le bouton Personnaliser Outlook Aujourd'hui.
La fenêtre Personnaliser Outlook Aujourd'hui s'affiche à l'écran
– Dans la zone Démarrage, cochez la case Au démarrage, aller directement à Outlook Aujourd'hui.
– Dans la zone Calendrier, sélectionnez 5 jours.
– Dans la zone Dans ma liste des tâches, afficher, sélectionnez Toutes les tâches.
– Dans la zone Trier ma liste de tâches par, sélectionnez Importance et Décroissant.
– Dans la zone puis par, sélectionnez Date d'échéance et Croissant.
– Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications

2) La Barre des tâches
Par défaut, la Barre des tâches s'affiche dans tous les dossiers sauf le dossier Calendrier. Elle s'affiche à droite de l'écran.
La Barre des tâches comprend trois zones :
1. La zone Navigateur de dates affichant, par défaut, un mois. En cliquant sur une date, vous accédez au dossier Calendrier.
2. La zone Rendez-vous affichant, par défaut, vos 3 prochains rendez-vous.
3. La zone Liste de tâches affichant, par défaut, les tâches par échéance : aujourd'hui, cette semaine, la semaine prochaine.

barre-de-taches-outlook Par défaut, cette liste affiche les tâches regroupées par échéance. Une zone Entrez une nouvelle tâche permet de créer des tâches sans passer par le dossier Tâches.
Les regroupements sont : Pas de date, Aujourd'hui, Demain, Cette Semaine, Semaine prochaine, Ce mois-ci, Mois prochain, Ultérieurement.
Dans le regroupement Aujourd'hui, les tâches échues s'affichent en rouge.
Cette liste des tâches ne change pas, peu importe le jour sélectionné dans le calendrier.
Malheureusement, par défaut, cette liste ne comprend pas l'icône permettant de distinguer les tâches des courriels et des contacts. D'où l'importance, lors de la création d'une tâche, d'utiliser un verbe d'action dans l'objet. Les tâches commençant par un verbe se distinguent mieux des courriels et des contacts.

Utilisation de la liste Tâches de la Barre des tâches
– Double-cliquez sur la tâche pour l'ouvrir et la modifier.
– Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pastille à gauche du drapeau pour affecter ou modifier une catégorie à la tâche.
ATTENTION ! Un clic efface la catégorie. La tâche se retrouve dans la catégorie Néant du dossier Tâches.
– Cliquez sur le drapeau rouge pour marquer la tâche comme Terminée. Pour les courriels et les contacts, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le drapeau rouge, et sélectionnez la commande Supprimer l'indicateur.

Configuration de la liste des tâches de la Barre des tâches
configuration-liste-taches-outlook Afficher la barre des tâches : Menu Affichage, Barre des tâches, Normal.
Vous pouvez modifier l'affichage de la liste des tâches en cliquant avec le bouton droit de la souris sur Réorganiser par.
Les affichages par Date de début, par Échéance et par Catégories sont les plus intéressants. NE PAS décocher Afficher dans des groupes.
Le triangle à droite de la zone Réorganiser par, permet de classer les tâches par ordre croissant ou décroissant. Utiliser le tri croissant. Le triangle vers le haut indique un tri croissant.

3) Liste des tâches quotidiennes du dossier Calendrier : contient des tâches plus courriels et contacts
Par défaut, la Liste des tâches quotidiennes du dossier Calendrier n'est pas affichée. Voici comment l'afficher : déroulez le menu Affichage, pointez sur Liste des tâches quotidiennes et sélectionnez Normal dans le sous-menu.
La liste des tâches quotidiennes s'affiche sous la plage horaire. Elle apparaît uniquement dans les affichages Jour et Semaine du calendrier Outlook. Pour augmenter ou diminuer la hauteur de la liste des tâches : cliquez sur le bord supérieur de la liste des tâches quotidiennes, votre pointeur se transforme en, faites glisser vers le haut ou vers le bas. Si vous masquez la liste, seul le nombre de tâches en cours s'affichera.

affichage-taches-outlook

Configuration de la Liste des tâches quotidiennes
taches-quotidiennes-outlook L'affichage des tâches dans la Liste des tâches quotidiennes du dossier Calendrier peut se faire de deux façons. Par Date de début et par Date d'échéance. L'affichage par défaut est l'affichage par Date d'échéance et l'affichage des tâches achevées. Nous vous recommandons l'affichage par Date de début. Vos tâches requérant plusieurs jours de travail s'afficheront à partir de la date de début. Voir ci-après Création d'un rendez-vous à partir d'une tâche.
– Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de la liste et sélectionnez Par date de début.
– Décochez ou laissez cocher au choix Afficher les tâches achevées. Les tâches terminées s'afficheront de façon permanente à leur date de fin.

Utilisation de la Liste des tâches quotidiennes
– Cliquez dans la zone sous la liste des tâches pour créer une tâche
– Double-cliquez sur la tâche pour l'ouvrir et la modifier.
– Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pastille couleur pour affecter ou modifier une catégorie à la tâche.
– Cliquez sur le drapeau rouge pour marquer la tâche comme Terminée. Une tâche terminée est automatiquement déplacée au bas de la liste. Pour les courriels et les contacts, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le drapeau rouge, et sélectionnez la commande Supprimer l'indicateur.
– Déplacez une tâche vers le haut ou le bas de la liste en la faisant glisser.

Création d'un rendez-vous à partir d'une tâche
Tout le travail de planification effectué dans le dossier de création des tâches, le dossier Tâches, ne sert à rien s'il n'est pas suivi de l'exécution des tâches. L'exécution d'une tâche requiert du temps. Le dossier Calendrier est le dossier d'exécution des tâches. Lorsqu'une tâche s'affiche, à partir de sa date de début, il est temps de bloquer du temps pour son exécution :
– Faites glisser la tâche vers la plage horaire et déposez-la au jour et à l'heure de début. Tirez sur la bordure inférieure pour fixer la durée.

Visualiser en couleur sa charge de travail dans le calendrier
2-visualiser-couleur-activites-outlook Utilisez les catégories pour affecter une couleur à vos activités de planification, à votre temps réservé au travail de concentration, à vos réunions, à vos rendez-vous, à vos déplacements, à vos activités personnelles, etc.

Appliquer une catégorie à un élément de votre calendrier
Sélectionnez l'élément.
Cliquez sur le bouton Classer de la barre d'outils Standard.
visualiser-couleur-activites-outlook
Sélectionnez la catégorie dans la liste.
Note : vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'élément et cliquez sur la commande Classer.
Note : vous pouvez aussi attribuer la catégorie en utilisant une touche de raccourci.

Créer une catégorie Sélectionnez un rendez-vous.
Cliquez sur le bouton Classer de la barre d'outils Standard.
visualiser-couleur-activites-outlook 1
Dans la liste déroulante, cliquez sur categorie-outlook
La fenêtre Catégories de couleurs s'affiche à l'écran.
Cliquez sur le bouton Nouveau.
La fenêtre Ajouter une nouvelle catégorie s'affiche à l'écran.
ajouter-categorie-outlook
Tapez le nom de la catégorie : Réunion, Planification, Déplacement, etc.
Sélectionnez une couleur.
Cliquez sur le bouton OK.
Note : Pour les catégories que vous appliquerez souvent, vous pouvez utiliser la liste déroulante Touche de raccourci pour leur attribuer un raccourci-clavier.
ajouter-categorie-racourci-outlook

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